电子文件归档管理制度

 

第一条 电子文件档案由办公室档案工作人员负责。

第二条 电子文件实行集中统一管理，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整性、真实性和有效性。档案工作人员应熟练掌握各系统的使用技能，利用系统检索功能，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三条 每年六月份前，各处室向办公室上交上年度应归档的电子文件，移交时做到数据完整、内容准确。

第四条 办公室负责电子文件归档前的指导工作，以及归档检查验收，确保数据安全和百分百准确率。

第五条 纳入电子文件中心的电子文件，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

第六条 保管电子档案的载体必须是防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。

第七条 电子档案不直接对外提供拷贝复制等服务，利用时统一由办公室档案人员通过“镇江市档案馆永乐方正管理系统”打印出对应纸质文件提供利用。

第八条 销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。

档案数据管理维护制度

 

一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

二、各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、数字档案应至少制作两套备份，一套本地备份，一套异地异质备份。

五、数字档案室配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

 

电子档案利用制度

 

一、本单位工作人员利用电子档案资料，需填写《查阅电子档案登记簿》。

二、重要电子档案须经有关领导同意后方可查阅；涉密电子档案一般不给查阅，确因工作需要时，应当经过主管档案工作的领导签字批准。

三、外单位查阅档案者，须持有单位的介绍信，携带本人身份证登记后方可查阅。

四、如因特殊情况确需电子档案文本，须经过有关负责人同意，密级档案必须经过主管领导批准。

五、未经同意，查阅档案者不得私自拷贝电子档案。发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。

六、利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

 

电子档案鉴定制度

 

一、电子档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、电子档案鉴定工作须经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的电子档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编制销毁清册。

四、档案鉴定小组将电子档案鉴定工作情况写成报告，连同电子档案销毁清册，报请主管领导审批同意后，在数字档案室管理系统删除相关数据。

五、电子档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类电子档案。 

档案数据安全保密制度

 

一、办公室工作人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施做好电子档案安全保密工作，其他处室工作人员应自觉遵守电子档案安全保密规定。

二、数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，由数字、大小写字母与符号等组成。

三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

四、电子档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。

五、未经允许，不得拷贝任何电子数据和档案原文。

六、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用数字档案室管理系统。 

 

电子档案安全保管制度

 

一、电子文件和数字档案集中统一保存，按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35％—45％，确保电子文件和数字档案完整、真实、准确、可读。

二、电子档案保管部门每年对归档档案数据的设备更新情况进行一次检查登记。

三、对保管的电子档案进行迁移操作前，制定严密的迁移工作计划，保证电子档案在完整、准确和有保障的前提下进行迁移，档案人员应填写《电子文件和数字档案迁移登记表》，迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。

四、定期对保存的电子文件和数字档案进行抽样机读检验，光盘每满4年抽检一次，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《电子文件和数字档案管理登记表》，如发现问题应及时采取补救措施。

五、提供、利用有密级要求的电子文件和数字档案，应严格遵守国家有关保密规定，采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案数据的设备上加装防火墙等安全保密措施。

六、电子档案采用多套备份制度，本机随时备份，档案专用服务器每周自动两次备份，移动硬盘每月一次备份，刻录光盘每年一次备份。备份数据一式三套，一套封存，一套利用，一套异地保存。备份在档案专用服务器上的电子档案，必须在该服务器上采用磁盘镜像备份措施。

七、超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子档案进行逻辑和物理删除，并列出销毁电子文件和数字档案目录存档备查。